Équipes à haut rendement : Quel est le meilleur moment pour ajouter du personnel?

Lorsque nous travaillons avec des conseillers en placement qui s’engagent à diriger une équipe hautement performante, nous constatons souvent qu’ils ont une question brûlante : Comment puis-je savoir quand il est temps d’embaucher un autre membre de l’équipe?

Bien que cette question puisse sembler simple, la réponse est plus complexe et dépend de la situation du conseiller. Dans cet article, nous discutons du moment où vous devriez embaucher du nouveau personnel, de la façon de vous préparer à l’embauche et des stratégies que vous pouvez utiliser pour vous aider à faire croître votre entreprise et à optimiser le rendement de votre équipe.

Vous êtes prêt à embaucher un nouveau membre de l’équipe?

De nombreux conseillers croient que le meilleur moment pour ajouter du personnel est lorsqu’ils sont déjà débordés. Bien qu’attendre d’avoir absolument besoin du soutien peut sembler financièrement prudent, il ne s’agit généralement pas de la meilleure approche.

Souvent, les conseillers qui veulent embaucher sont motivés par l’urgence de se développer. Si la capacité d’un conseiller est partagée entre les tâches administratives et les efforts de prospection, cela peut limiter son potentiel d’apport de nouvelles affaires. Embaucher quelqu’un pour aider avec des tâches administratives, ou même partager un soutien administratif avec un autre conseiller, peut aider à libérer du temps afin que vous puissiez vous concentrer sur la recherche de nouveaux clients, une tâche avec un retour sur investissement beaucoup plus élevé.

Une autre situation où embaucher est logique est lorsqu’un conseiller veut ajouter un nouveau service ou une spécialisation. Un conseiller pourrait ne pas savoir comment déployer un nouveau service. Il est plus productif d’engager une personne expérimentée pour aider au lancement et à la mise en œuvre d’un nouveau service que d’essayer de se frayer un chemin dans un processus que vous ne connaissez pas.

Décider quand ajouter de nouveaux employés peut être une délicate question d’équilibre. Si vous attendez trop longtemps, cela peut avoir des répercussions sur vous et votre entreprise. Si vous ajoutez du personnel avant d’être prêt, cela peut gruger vos ressources immédiates. Il faut beaucoup de temps pour intégrer et former un nouveau membre de l’équipe. Si vous n’êtes pas bien préparé avec des processus et des procédures clairs en place, vous pouvez limiter la productivité immédiate de vos nouveaux membres du personnel. Il est essentiel de vous assurer que vous êtes bien préparé avant d’embaucher un nouveau membre de l’équipe.

Comment se préparer pour un nouvel employé

Dans la plupart des cas, le meilleur moment pour ajouter du personnel est après avoir fait tout votre possible pour optimiser l’efficacité de votre entreprise. Cette stratégie permettra de s’assurer que les nouveaux membres de l’équipe fonctionnent sur une base solide, ce qui se traduira par des gains plus importants dans les performances globales de votre équipe.

Il existe deux pratiques exemplaires sur lesquelles vous pouvez vous concentrer pour optimiser l’efficacité de votre entreprise avant d’ajouter du personnel.

1. Définir clairement les rôles et les responsabilités

S’assurer que chaque membre de l’équipe comprend bien son rôle et ses responsabilités vous permet de :

• Prioriser les tâches les plus critiques et de vous assurer qu’elles sont effectuées en temps opportun;
• Identifier les tâches qui ne sont pas terminées et les réaffecter à d’autres membres du personnel;
• Déterminer si les membres du personnel existants ont un problème de capacité ou de gestion du temps;
• Minimiser le chevauchement des responsabilités du personnel.

Pour définir correctement les rôles et les responsabilités, rédigez une liste de toutes les tâches et responsabilités dont chaque membre de l’équipe (y compris vous-même) est responsable. Estimez le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche. Ensuite, priorisez chaque tâche afin que vous et votre équipe puissiez vous concentrer sur ce qui est le plus important.

2. Créer des flux de travail documentés pour chaque processus

Les conseillers utilisent déjà divers processus d’affaires pour accomplir le travail. Cependant, la plupart de ces processus ne sont pas formalisés. Documenter soigneusement tous vos processus peut aider votre équipe à atteindre le plus haut niveau de rendement.

Nous pouvons prendre la course automobile en exemple.

Pour gagner une course, le pilote et son équipe de ravitaillement de 15 personnes doivent travailler en synchronisation pour exécuter efficacement des processus bien définis, reproductibles et répétés. Les flux de travail documentés aident à s’assurer que chaque membre de l’équipe sait ce qu’il est censé faire, ce que les membres de son équipe sont censés faire et dans quel ordre. C’est ainsi que l’équipe de ravitaillement gagne de précieuses secondes pour gagner la course.

La même stratégie peut être utilisée par les conseillers pour offrir un service uniforme et fiable à leurs clients.

Plusieurs avantages sont associés à la mise en place de processus et de procédures bien définis, notamment :

• Orientation en douceur d’un nouveau client ou mise en œuvre d’un nouveau système;
• Amélioration de l’efficacité du personnel, réduction des erreurs et élimination des redondances;
• Intégration simplifiée des nouveaux membres de l’équipe pour s’assurer qu’ils disposent de processus clairs pour apprendre.

Comment concevoir et mettre en œuvre des processus de flux de travail efficaces

Trois étapes clés permettent de concevoir et de mettre en œuvre des processus de flux de travail efficaces :

1. Identifier les processus critiques pour soutenir l’expérience client idéale

Par exemple, le processus d’intégration du client. Demandez au membre de l’équipe qui est responsable de la plupart des tâches d’intégration de définir et de documenter chaque tâche requise pour intégrer correctement un client au cours de la première année, y compris :

• Quelles tâches doivent être effectuées et quand?
• Combien de temps chaque tâche prendra-t-elle?
• Qui est responsable de la tâche?

2. Passer en revue l’ébauche pour chaque processus

Une fois que chaque processus critique a été documenté, vous devez examiner et fournir vos commentaires avant de finaliser le flux de travail.

3. Partager avec toute l’équipe

Pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, partagez chaque flux de travail et confirmez que tout le monde est au courant de son rôle et de ses responsabilités.

Est-il temps d’ajouter du personnel?

Décider quand ajouter plus de personnel est une décision complexe qui doit être soigneusement réfléchie afin de maximiser le retour sur investissement d’un conseiller. Embaucher uniquement lorsque la situation est difficile peut causer un stress supplémentaire et entraîner une baisse de productivité. Ne laissez pas les choses en arriver là.

Commencez plutôt dès aujourd’hui à analyser les besoins de votre entreprise afin d’adopter une approche proactive du recrutement, qui amplifiera votre activité et vous permettra de vous développer en ayant l’esprit tranquille.