Optimiser les avantages des réunions virtuelles

L’un des résultats secondaires de ces dernières années a été l’adoption massive des réunions virtuelles. Si la possibilité de faire des réunions physiques est de plus en plus envisageable, les réunions virtuelles permettent d’accomplir davantage et ne semblent pas près de disparaître.

Les réunions virtuelles ont permis d’accroître l’efficacité, l’accessibilité et la flexibilité du service aux clients. Les équipes de conseillers doivent intégrer directement la dynamique de ces réunions virtuelles dans leur modèle de service à la clientèle pour que ces gains se poursuivent.

Lorsque vous réfléchissez à votre stratégie de communication, posez-vous ces deux questions :

1. Quelles sont les préférences de contact de mes clients?
2. Quelle est la stratégie de contact avec les clients que je préfère, ou que mon équipe préfère?

Certes, ces préférences peuvent évoluer, mais répondre à ces questions peut vous mettre sur la voie d’un modèle de service qui convient à vos clients et à votre équipe.

Lorsque l’inévitable réunion virtuelle apparaît dans votre calendrier, voici quelques stratégies pour la rendre plus professionnelle et plus percutante.

Contact visuel

Le contact visuel est probablement un problème que vous avez rencontré lorsque vous conduisez une réunion virtuelle et que l’autre personne ne regarde pas la caméra. Un contact visuel irrégulier peut être une source de distraction et nuire à la communication. Une solution consiste à régler l’angle de la caméra au niveau des yeux, en face de votre visage. En procédant ainsi, vous assurerez la confiance et une meilleure attention entre vous et votre client. En vous exerçant à regarder directement dans l’objectif pendant votre conversation, vous créez le sentiment d’un contact visuel. De plus, si vous ne vous sentez pas à l’aise de fixer la caméra ou si vous oubliez de la regarder, placez une petite note autocollante avec un rappel à côté de la caméra. Elle attirera votre regard et vous rappellera de sourire!

Écoute active

Montrer que vous êtes à l’écoute est essentiel pour communiquer avec vos clients. Lors d’une réunion virtuelle, il peut être facile de parler en même temps que les autres en raison d’un simple décalage de la connexion Wi-Fi ou de l’absence de signaux faciaux. Comment faire alors preuve d’une écoute active dans vos conversations? Tout d’abord, essayez de mettre en place une pause. Elle permet aux personnes de rassembler leurs pensées et les empêche de parler par-dessus les autres. La pause permet également de rattraper le retard éventuel de la connexion Internet. Une autre stratégie consiste à récapituler ce que vous venez d’entendre. Par exemple, en disant quelque chose comme « pour être sûr que j’ai bien entendu, ce que vous dites, c’est que… » La dernière stratégie consiste à partager vos prises de notes. Le partage des notes peut être aussi simple que d’ouvrir et de partager un document pour que tout le monde puisse voir que vous transcrivez vos pensées. Ainsi, les clients peuvent voir ce que vous avez retenu et s’assurer que vous l’avez bien compris.

Incorporer des éléments visuels

Une réunion virtuelle est parfaite pour montrer des éléments visuels. Nous avons répertorié quelques stratégies visuelles importantes pour assurer une présentation plus attrayante. Tout d’abord, le fait de garder la caméra allumée et de partager votre écran peut être utile pour présenter un plan financier, une présentation ou même vos notes. Les éléments visuels permettent aux clients de comprendre ce dont vous discutez et les maintiennent engagés tout au long de la réunion. L’utilisation d’une application avec une fonction de tableau blanc est un excellent moyen de montrer votre travail ou d’expliquer un concept tout en parlant avec vos clients.

Utilisez un ordre du jour

Il est essentiel que chaque réunion ait une direction claire. Fournir un ordre du jour à vos clients avant la réunion leur permet d’ajouter et de modifier des éléments en fonction de leurs besoins. Les ordres du jour garantissent un objectif, la focalisation et l’attention sur tous les points nécessaires. Lors des réunions virtuelles, un ordre du jour peut également être partagé par clavardage ou sous la forme d’une diapositive que vous partagez comme point de référence.

Réunions de groupe

Coordonner les horaires de plusieurs participants et les réunir dans un lieu précis en personne peut être une tâche très prenante. Au lieu de cela, en utilisant les réunions virtuelles, vous êtes en mesure de réunir plusieurs personnes en un instant pour donner encore plus d’importance à vos clients. Par exemple, l’intégration d’autres membres de la famille, comme les bénéficiaires, une personne de confiance, vos centres d’influence, des partenaires commerciaux, des gestionnaires de portefeuille, des stratèges, des planificateurs, des grossistes ou des banquiers, peut renforcer l’engagement et permettre d’utiliser au mieux le temps de chacun. L’utilisation de certaines des pratiques mentionnées ci-dessus en conjonction avec cette stratégie peut ajouter de la valeur à vos réunions virtuelles.

Le fait de disposer d’une stratégie dédiée à vos réunions virtuelles peut faire passer vos présentations au niveau supérieur. L’utilisation de réunions réelles et virtuelles peut permettre une communication plus régulière, une confiance plus profonde et un plus grand nombre d’occasions d’affaires. Il s’agit d’une partie de votre activité que vous ne voulez pas laisser en sourdine. Contactez votre représentant CI pour en savoir plus sur la façon dont l’équipe de gestion de cabinet de l’Équipe Conseil de CI peut vous aider à maximiser votre présence numérique et à faire passer votre entreprise au niveau supérieur. 

RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS

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